Grip op licentiekosten voor software

Software is onmisbaar voor bedrijven en organisaties, maar kosten lopen snel op

Praktisch alle soorten bedrijven en organisaties hebben software nodig voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

Van basisfuncties zoals e‑mail, tekstverwerking en communicatie tot gespecialiseerde tools voor sales, financiën, HR en productie: software ondersteunt vrijwel elk bedrijfsproces.

Maar juist doordat software onmisbaar is, kunnen de IT‑kosten ongemerkt snel oplopen.

Proprietary software: gebruikelijk, maar prijzig

In veel organisaties wordt vooral gewerkt met proprietary software. Dit zijn softwarepakketten waarvan de broncode gesloten is en die door commerciële leveranciers onder licentie wordt aangeboden.

Licentiemodellen zijn vaak gebaseerd op het aantal gebruikers of actieve accounts. Naarmate een organisatie groeit of nieuwe afdelingen toevoegt die eigen software tools nodig hebben, stijgen de kosten per maand of jaar fors mee.

Daarbovenop komen mogelijk extra uitgaven, zoals betaalde support, verplichte upgrades of trainingen.

Gebrek aan keuze kost organisaties grip en geld

Een complicerende factor is vendor lock‑in. Vendor lock-in betekent dat u dusdanig afhankelijk wordt van één leverancier dat overstappen naar een alternatief lastig en kostbaar is.

Softwareleveranciers kunnen hierdoor eenzijdig prijzen verhogen of voorwaarden aanpassen zonder dat u eenvoudig kunt wisselen van product.

De combinatie van afhankelijkheid en beperkte keuzevrijheid maakt het lastig om grip te houden op uw IT‑budget en kosten voorspellen wordt vrijwel onmogelijk.

Hoge kosten door abonnementen op software

Veel proprietary software wordt aangeboden via licenties of abonnementen met terugkerende kosten.

Deze kunnen onverwacht stijgen doordat leveranciers prijzen verhogen, terwijl overstappen naar een ander systeem lastig en duur is vanwege vendor lock‑in.

Historisch verschil in prijsmodellen

Waar u vroeger software vaak met een eenmalige licentiebetaling kocht en jarenlang kon gebruiken, werken de meeste leveranciers tegenwoordig met abonnementsmodellen.

U betaalt dan terugkerende kosten zolang u de software gebruikt, waardoor de totale kosten over meerdere jaren meestal veel hoger uitvallen.

Bij uitbreiding naar meer gebruikers of extra functies stijgen deze kosten automatisch mee.

Hoe kunnen organisaties besparen op IT‑kosten voor software?

Een belangrijke sleutel is het doorbreken van de afhankelijkheid van één leverancier en het kiezen voor software waarvan u de voorwaarden, kosten en toekomst grotendeels zelf kunt bepalen.

Open source software voldoet aan die voorwaarden. Bij open source software is de broncode vrij beschikbaar en aanpasbaar is.

Deze is niet in exclusief eigendom van één commerciële partij, maar wordt zij ontwikkeld en beheerd door een open community en onder open source licenties.

Licenties nader uitgelegd

Overigens, het woord ‘licentie’ heeft verschillende betekenissen afhankelijk van de context.

Proprietary software

Bij proprietary software betekent licentie meestal dat u periodiek moet betalen om de software te gebruiken.

Open source software

Bij open source verwijst een licentie vooral naar het recht de software vrij te gebruiken en aan te passen binnen open gestelde voorwaarden.

Omdat de broncode vrij beschikbaar is, bent u vrij in het kiezen van een implementatiepartner en kunt u de software zelf hosten of elders laten beheren.

Dit zonder licentiepolitiek zodat u niet beperkt wordt in hoe u de software kunt gebruiken of verplichte abonnementsvormen.

De voordelen van open source voor kostenbeheersing

Lagere en voorspelbare kosten

Geen verplichte per‑gebruiker licenties, vaak geheel gratis of met betaalbare optionele support.

Vrijheid in leverancierkeuze

U bent niet afhankelijk van één partij en kunt overstappen als prijs of service tegenvalt.

Schaalbaar

Groei van gebruikers of afdelingen drijft de kosten minder snel op.

Geen onverwachte prijsverhogingen

Beheer en ontwikkeling liggen niet in handen van één commerciële leverancier waardoor er geen monopolie plaatsvindt dat kan leiden tot ongunstige prijsontwikkelingen.

Met open source heeft u de keuze om zelfs twee of meerdere volkomen verschillende partijen in te schakelen die niets met elkaar te maken hoeven te hebben, wat meer concurrentie betekent en gunstig is voor de prijsontwikkeling en kwaliteit.

Flexibiliteit

Aanpassingen en integraties zijn mogelijk zonder dure maatwerkcontracten met een leverancier.

Aan de slag met kostenbeheersing

Wilt u weten hoeveel u kunt besparen op IT-kosten en hoe u kosten structureel onder controle kunt houden?

Interlunium analyseert graag uw huidige softwarelandschap en stelt een concreet stappenplan op voor een overstap naar open source oplossingen.

Zo krijgt u grip op kosten, blijft u flexibel en voorkomt u verrassingen in uw IT‑budget.